Với một số doanh nghiệp nhỏ, quản trị nhân sự thường ít được quan tâm và chú trọng. Tuy nhiên, chỉ cần thay đổi nhỏ trong quản lý cũng có thể mang lại những thay đổi bứt phá và lợi ích to lớn cho công ty. Đặc biệt, khi có sự xuất hiện của chuyển đổi số, nó hỗ trợ hoạt động quản lý và đào tạo nguồn nhân lực trở nên tối ưu hơn nhờ công nghệ hiện đại và số hóa các quy trình phức tạp.Vậy bản chất của chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là gì? Tại sao doanh nghiệp cần bắt tay vào chuyển đổi số ngay hôm nay. Hãy cùng AIONGate tìm hiểu qua bài viết sau.

1. Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là gì?

Trong khoảng 10 năm trở lại đây, lĩnh vực quản trị nhân sự đã xuất hiện những thay đổi chóng mặt dưới sự hỗ trợ của công nghệ và trí tuệ nhân tạo (AI).

Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự được hiểu là việc triển khai và áp dụng công nghệ hiện đại để nâng cao và tối ưu năng lực của bộ phận nhân sự công ty.
Dưới tác động của chuyển đổi số, các quy trình nhân sự được tự động hóa vô cùng hiện đại giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Những ứng dụng này là yếu tố cần để hỗ trợ doanh nghiệp tinh gọn và tối ưu nguồn nhân lực hiệu quả hơn, mang lại lợi ích tốt nhất cho cả nhân viên và người lãnh đạo. Đặc biệt, ở các khu công nghiệp, nhà máy xí nghiệp với quy mô nhân sự lớn, vấn đề quản trị nhân sự ra vào càng cần được chú trọng nhằm kiểm soát chặt chẽ và đảm bảo an toàn, nhất là trong giai đoạn nguy cơ dịch bệnh tiềm ẩn của COVID 19.

Những lợi ích nổi bật khi ứng dụng chuyển đổi số vào quản trị đội ngũ:

– Chuyển đối số giúp hoạt động quản trị nhân sự được quản lý tập trung và nhất quán hơn: Lúc này không còn hồ sơ hay các bảng tính phức tạp mà thay vào đó là các dashboard hiện đại, dễ dàng thao tác giúp rút ngắn thời gian hiệu quả

– Kết nối với nhân viên đơn giản và tối ưu hơn: Giải đáp thắc mắc của nhân viên được giải quyết nhanh chóng và khách quan dựa vào các dữ liệu có sẵn. Nhờ vậy, các doanh nghiệp có thể thích ứng quản lý, kết nối nhân viên rất linh hoạt mặc dù phải work from home. 

– Mở ra cơ hội mới cho doanh nghiệp trước ảnh hưởng của đại dịch Covid-19: nhờ việc tối ưu hóa quy trình làm việc, kiểm soát, đánh giá nhân viên cũng như cách quản trị hiệu quả vừa giúp đảm bảo sức khỏe an toàn vừa giảm được chi phí.

– Giải quyết được vấn đề quản trị nhân sự ra vào đảm bảo an ninh trong các nhà máy xí nghiệp: Với những thiết bị kiểm soát nhân sự hiện đại và thông minh từ ứng dụng của chuyển đổi số sẽ giúp chủ các nhà máy xí nghiệp giảm bớt nỗi lo về tình trạng nhân sự đông khó quản lý chặt chẽ và tiết kiệm được chi phí thuê nhiều bảo vệ.

– Tạo ấn tượng tốt với nhân viên và đảm bảo nhân viên tập trung tối đa vào công việc sản xuất: Khi ứng dụng chuyển đổi số trong hoạt động quản lý đội ngũ ở khu công nghiệp sẽ giúp nhân viên an tâm về tinh thần hơn như tiết kiệm thời gian hoàn thành thủ tục ra vào, hạn chế tiếp xúc nhiều người,…

2. Những vấn đề tồn đọng trong quản trị nhân sự hiện nay

Mặc dù chuyển đổi số đã tiến tới những bước dài với những dữ liệu lớn như big data, trí tuệ nhân tạo (AI) hay công nghệ 5G,… nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn loay hoay với việc kiểm soát thông tin, quản lý ngày nghỉ hay giải quyết đơn từ của nhân viên phức tạp và tốn thời gian. 

Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng những phương pháp quản trị nhân sự như chấm công thủ công, đo thân nhiệt thủ công, quản trị thủ công,… thì hãy cùng tìm hiểu ngay lý do tại sao bạn cần thay đổi và bắt tay vào chuyển đổi số ngay hôm nay.

2.1 Bất cập của chấm công thủ công

Chấm công được xem là một việc làm quen thuộc và quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay, từ doanh nghiệp vừa và nhỏ cho tới các cơ sở nhà máy, xí nghiệp, khu công nghiệp lớn. Từ việc chấm công,  các bộ phận liên quan có thể dễ dàng thực thi các quy định và nội quy của doanh nghiệp như đánh giá nhân viên, kiểm soát thông tin ra vào,…

Hiện nay có rất nhiều phương pháp chấm công hiện đại xuất hiện dưới sự hỗ trợ của công nghệ và trí tuệ nhân tạo. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống chấm công thủ công như sử dụng chấm công bằng thẻ giấy, thẻ từ,…Đặc biệt, ở các nhà máy lớn với quy mô nhân sự lớn thì việc chấm công thủ công này sẽ dẫn đến nhiều vấn đề bất cập trong việc kiểm soát cũng như đảm bảo an toàn cho nhân viên. Những khó khăn điển hình trong việc sử dụng hệ thống chấm công truyền thống phải kể đến như:

•  Phát sinh thêm các chi phí in thẻ cho nhân viên.
• Đòi hỏi nhân viên phải luôn mang theo thẻ bên mình khi đến làm việc.
• Dễ dàng xảy ra tình trạng chấm công hộ dễ dàng nếu không có người giám sát.
• Nhân viên có thể dễ quên thẻ hoặc làm mất thẻ.
• Có nguy cơ lây nhiễm Covid-19 khi sử dụng thẻ từ.

2.2 Rủi ro dịch bệnh khi đo thân nhiệt thủ công 

Trước tình hình mới dưới sự ảnh hưởng của Covid-19, các doanh nghiệp phải thay đổi cách quản lý và phát triển kinh doanh của mình. Thay vì chỉ chú trọng vào hiệu quả như trước đây thì hiện nay hoạt động kinh doanh phải gắn với yếu tố an toàn, đảm bảo sức khỏe trong trạng thái “Bình thường mới”.

Do đó, yêu cầu kiểm tra thân nhiệt của nhân viên khi ra vào công ty, cơ sở sản xuất là yếu tố bắt buộc Tuy nhiên, thực trạng quản lý nhân viên ra vào phức tạp tại các nhà máy xí nghiệp đông người đang trở thành nỗi lo ngại lớn nhất hiện nay. Bởi lẽ, theo đánh giá của Chính phủ, tại các doanh nghiệp, nhà máy, khu công nghiệp có nguy cơ dịch bệnh lây lan rất cao và khó kiểm soát các ca nhiễm. Do đó, nếu doanh nghiệp sản xuất tiến hành đo thân nhiệt thủ công bằng cách sử dụng nhiệt kế điện tử, nhiệt kế thủy ngân để đo trực tiếp,…từng người như vậy sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro trong công tác phòng và chống dịch. Điển hình như:

• Dễ dàng làm tăng nguy cơ lây lan dịch bệnh trên diện rộng nếu không may có nhân viên nhiễm Covid-19
• Cần phải huy động bộ phận nhân sự riêng để phụ trách đo thân nhiệt cho nhân viên
• Mất nhiều thời gian để chờ đợi mỗi lần ra vào công ty.

2.3 Quản trị nhân sự thủ công

Khó khăn trong điều hành bộ phận và quản lý đội ngũ nhân viên là câu chuyện thường gặp ở nhiều doanh nghiệp đang sử dụng phương pháp quản trị thủ công. Nếu như doanh nghiệp không nhận biết sớm và khắc phục tình trạng này kịp thời sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển lâu dài của mình. Những bất cập của quản trị nhân sự thủ công so với chuyển đổi số hiện nay có thể thấy rõ là:

• Mất nhiều thời gian để thực hiện các tác vụ cơ bản: như tính lương dựa trên ngày làm việc của nhân, theo dõi thông tin, vị trí của nhân viên ra vào,…
• Không kiểm soát được an ninh được nơi làm việc: khó nắm bắt được lượng nhân viên ra vào nếu như không có bảo vệ
• Lãng phí giấy tờ: sử dụng và in nhiều giấy tờ khác nhau gây nên lãng phí.
• Số liệu rải rác nhiều nguồn khó quản lý: không thể quản trị tập trung nguồn thông tin dẫn đến thông tin lộn xộn.
• Tốn chi phí thuê thêm nhân viên an ninh để giám sát, quản lý.

Có thể thấy, Covid-19 chính là thời điểm giúp các doanh nghiệp phải “ngỡ ngàng” nhận ra quá trình quản trị nhân sự thủ công đã không còn phù hợp. Bộ phận nhân sự cũ phụ thuộc vào các quy trình thủ công đang dần được thay thế bằng chuyển đổi số với hệ thống quản lý được tự động hóa và dựa trên dữ liệu. 
Do đó, doanh nghiệp cần ứng dụng linh hoạt chuyển đổi số vào quản lý để thích ứng với xu hướng của thời đại.

3. AIONGate – giải pháp giúp doanh nghiệp chuyển đổi số trong quản trị nhân sự hiệu quả và tối ưu nhất

Thấu hiểu được những bất cập của phương pháp quản trị nhân sự truyền thống , AIONGate mang đến cho doanh nghiệp giải pháp công nghệ quản lý ra vào và chấm công được phát triển độc quyền bởi AIONtech – thương hiệu tiên phong về AIoT (Artificial Intelligence of Things – trí tuệ nhân tạo vạn vật).

Với ứng dụng chuyển đổi số hiện đại này, mỗi tổ chức có thể tự động ghi nhận hoạt động ra vào và đo thân nhiệt của nhân viên bằng nhận diện khuôn mặt với độ chính xác đến 99.5%, đảm bảo an toàn tốt nhất trong tình hình mới. Ngoài ra, AIONGate cung cấp hệ thống quản trị tập trung hiệu quả giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý nhân sự, kiểm soát an ninh ra vào và lập báo cáo chi tiết.
Hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline: 09 4648 0808 hoặc đăng ký ngay nếu bạn cần một giải pháp linh hoạt cho quản trị nhân sự của mình.